Mail Merge

Langkah-Langkah Membuat Mail Merge Dengan Ms,Word 2007

Apa itu Mail Merge?

Mail merge bisa diartikan sebagai penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen atau dalam pengertian yang lebih luas mail merge merupakan salah satu aplikasi dari Microsoft Word untuk membuat surat dalam jumlah besar. Dan dalam blog ini kita akan membahas mengenai langkah-langkah membuat mail merge dengan menggunakan Ms.Word 2007.

Dalam Ms.Word 2007, menu yang digunakan berbeda dengan Ms.Word 2003, pada Ms.Word 2007 menu yang digunakan adalah Maillings, di bawah ini adalah tampilan menu pada Ms.Word 2007

Kemudian setelah memilih menu Mailings, pilih Icon Start Mail Merge.

Langkah-langkah membuat Mail Merge  dengan Ms.Word 2007:

1.       Buat Dokumen Induk/Surat Induk (master), seperti di bawah ini :

Berupa contoh surat seperti dibawah ini, yang akan dibuat mail merge, pada Alamat :

PT. MITRA UTAMA

JL.Bayangkara No.15 Jawa Tengah

No.       :

Lamp   :

Hal        :

Kepada Yth.

Bapak/Ibu

2.       Membuat Dokumen Sumber Data (Data Source)

Setelah membuat Dokumen induk, buat dokumen sumber data, dengan langkah sebagai berikut :

a)   Pilih menu pada tab Mailings

b)   Pilih Icon dengan tulisan Start Mail Merge :

c)    Klik anak panah ke bawah, kemudian pilih menu Step by step Mail Merge Wizard , adapun tampilannya sebagai berikut :

d)   Kemudian muncul kotak dialog Mail Merge, yang terletak pada posisi sebelah kanan,Kemudian lakukan langkah dari step 1 hingga step 3, dengan uraian sebagai berikut :

1)      Step 1,pada Select document type,pilih letters, kemudian klik next

2)      Step 2, teruskan langkah tersebut,sehingga muncul  Select starting document,pilih Use the current document, kemudian klik next

3)      Step 3,teruskan langkah tersebut,sehingga muncul  Select recipients,pilih Type a new list, kemudian klik next, kemudian akan muncul kotak dialog new address list,

4)      Nah pada tahap ini, kalian sudah berada pada kotak dialog new address list, Kemudian pilih dan klik tab customize columns/customs address list  yang digunakan untuk mengubah data yang akan kita masukkan atau membuat field baru, contohnya nama, alamat dan kota. Setelah selesai mengubah data klik OK

Gambar

Sehingga kalau sudah memilih customize columns, akan muncul kotak customs address list, nah disini kalian bisa menambah field dengan pilih add atau mengganti field dengan rename, sehingga tampilannya sebagai berikut :

Gambar

Gambar

Dan pada tampilan diatas fieldnya terdiri dari title sampai e-mail address hapus field tersebut  dengan delete, dan lakukan input data dengan memilih add, sehingga tampilannya sebagai berikut :

Gambar

Akhiri dengan klik tab OK, sehingga akan muncul New Address List, kemudian lakukan input data seperti tampilan dibawah dan untuk menambah record klik New Entry. Setelah selesai akhiri dengan klik OK.

Gambar

5)      Lanjutkan dengan mengisi data pada nama, alamat dan kota yang sudah tampil pada New Address List. Dengan data sebagai berikut :

Nama	Alamat	Kota
Rina	Jl.Mawar 12	Semarang
Dina	Jl.Kenanga 7	Yogyakarta
Tina	Jl.Merbabu 1	Surabaya

Kemudian akhiri pengisian data dengan klik OK

6)      Setelah mengklik OK, maka otomatis pengisian data akan diakhiri dengan muncul kotak dialog Save Address List, kemudian beri nama untuk menyimpan data tersebut dengan nama Data undangan, akhiri dengan OK.

7)      Untuk mengedit data, lakukan dengan memilih Edit recipient list, sehingga tampilannya sebagai berikut :

Gambar

3.       Penggabungan Dokumen Induk dengan Sumber Data,dengan langkah :

a)      Letakkan kursor pada baris yang akan disisipkan field sumber data

b)      Klik Icon Insert Merge Field, kemudian masukkan Data Source atau pilih nama field yang akan disisipkan

c)       Contoh (<<Nama>>,<<Alamat>>,<<Kota>>), dengan cara :

Pada Kotak dialog Insert Merge Field, Klik <<Nama>>, kemudian klik Insert, Klik Close, lakukan langkah tersebut sampai proses penyisipan selesai.

Gambar

4.       Menampilkan Tulisan Data Mail merge pada Dokumen Induk.

a)      Perhatikan Menu pada tab Mailings,

b)      Kemudian klik Icon Preview Results

c)       Dan untuk menampilkan data berikut-nya, gunakan icon record, tanda panah kanan dan kiri, hasilnya sebagai berikut :

PT. MITRA UTAMA

JL.Bayangkara No.15 Jawa Tengah

No.       :

Lamp   :

Hal        :

Kepada Yth.

Bapak/Ibu «Nama»

«Alamat»

«Kota»

Nah, sekian pembahasan mengenai Langkah-Langkah Membuat Mail Merge dengan menggunakan Ms.Word 2007. Semoga bermanfaat.

Tabel pada Microsoft Word

Membuat Tabel di Ms Office Word

Untuk membuat tabel di Ms Office Word, ikuti langkah berikut:

1. Klik menu Insert

2. Pilih table, lalu sorot jumlah baris dan kolom yang kita inginkan, misal tabel 3×3

3. Maka hasilnya kan seperti ini:

Atau Anda dapat juga menggunakan cara lain dengan klik Insert-Table- Insert Table

Kemudian tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan:

Lalu klik OK.

Mengatur Kolom Tabel di Ms Office Word

Untuk mengatur lebar kolom tabel, ikuti langkah berikut:

1. Klik kanan di ujung kiri atas tabel, pilih Table Properties.

2. Klik tab Column, lalu tentukan lebar kolom yang Anda inginkan

setiap kali membuat tabel, bentuk tabel akan rata memenuhi jendela microsoft word, untuk mengecilkan dan melebarkan kolom tabel caranya adalah dengan mengarahkan mouse pointer kamu pada garis kolom yang ingin kamu geser, arahkan mouse pointer hingga berubah menjadi panah dengan dua arah kanan kiri. klik dan tahap pada garis kolom, kemudian tarik ke kanan atau ke kiri sesuai dengan kebutuhanmu. agar lebih jelas perhatikan gambar di bawah ini :

Merge Cells
menu merge cells (atau menggabungkan cells) bisa digunakan jika kamu ingin membuat tabel yang berbentuk seperti ini

contoh tabel di atas adalah menggunakan merge cells, yaitu menggabungkan kolom atau baris menjadi satu,
caranya adalah :
1. siapkan tabel kerja kamu
2. blokpada kolom atau baris yang ingin kamu gabungkan, (cara mengeblok adalah dengan klik dan tahan mouse pointer pada salah satu kolom atau baris kemudian geser mouse pointer ke arah kolom lain ) misalnya seperti gambar di bawah ini

3. Kemudian setelah diblok, klik menu Table, Merge Cells

4. Maka hasilnya adalah seperti ini

langkah di atas adalah untuk menggabungkan dua baris menjadi satu, untuk menggabungkan kolom pun juga sama, kamu tinggal menge blog kolomnya dan kemudian pilih menu merge cells seperti contoh diatas.

Rumus yang digunakan pada table Ms Word pada dasarnya sama dengan rumus pada Ms Excel seperti :

 · SUM : untuk menjumlahkan data

 · AVERAGE : untuk menhitung nilai rata-rata

· COUNT : menghitung jumlah data

· MIN : mencari nilai terkecil

· MAX : mencari nilai terbesar

 Aturan penulisan rumus pada MS Word sama seperti dalam MS Excel yaitu diawali dengan penulisan sama dengan ( = ) dan variable rumus diapit dengan tanda kurung (...) Pada MS Word mennggunakan 4 istilah dalam menentukan cell

· LEFT : merujuk pada sel di sebelah kir sel aktif

· RIGHT : Merujuk pada sel di sebelah kanan sel aktif

· ABOVE : merujuk ada sel sebelah atas sel aktif

 · BELOW : merujuk pada sel sebelah bawah sel aktif

INDENTASI DAN TABULASI

Cara Mengatur Indentasi Pada Word

Apa itu indentasi paragraf ? indentasi adalah bagian paragraf yang menjorok ke dalam pada baris-baris paragraph. Pengaturan indentasi atau penggeseran paragraf baik ke kiri maupun ke kanan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Masing-masing cara mempunyai fungsi sesuai dengan tujuan dan variasi pekerjaan yang dilakukan.

Cara-cara tersebut adalah:

1. Melalui grup Paragraph pada ribbon Home

Anda dapat langsung menekan tombol Decrease Indent dan Increase Indent yang terdapat pada grup Paragraph (ribon home) untuk menggeser paragraf ke kanan atau ke kiri.

2. Melalui grup Paragraph pada ribon Page Layout

Cara sebelumnya, pengaturan indentasi tidak dapat diatur ukurannya. Namun melalui grup Paragraph yang terdapat pada Page Layout, Anda dapat mengatur sendiri

3. Melalui Kotak Dialog Paragraph

Jika ingin melakukan pengaturan paragraf lebih lanjut, caranya dengan mengklik anak panah (tooltip) pada grup paragraph untuk memunculkan kotak dialog Paragraph.

Sehingga akan muncul kotak dialog Paragraph seperti berikut:

Keterangan:
Left, jarak indentasi dari margin kiri, 
Right, jarak indentasi dari margin kanan
Special, indentasi khusus sesuai dengan pengaturan yang kita lakukan sendiri, terdiri dari None (meniadakan indentasi khusus), First Line (indentasi kiri hanya untuk paragraf pertama saja) dan Hanging (untuk membuat indentasi gantung)

4. Melalui Ruler

Selanjutnya Anda juga dapat melakukan pengaturan secara manual melalui ruler. Tentu saja rulernya harus diaktifkan terlebih dahulu yang dapat dilihat pada ribbon View.
Selanjutnya seleksi paragraf yang ingin diubah indentasinya, lalu geser indentasi sesuai yang diinginkan menggunakan pointer mouse, seperti gambar berikut:

Indentasi digunakan untuk mengatur permodelan alinea menjorok kedalam atau keluar, sedangkan tabs untuk mengatur jarrak tabulasi.

Left indent :

Digunakan untuk mengatur batas pengetikan sebelah kiri pada sebuah alinea

Right indent :

Digunakan untuk mengatur batas pengetikan sebelah kanan pada sebuah alinea

Frist line indent :

Digunakan untuk mengatur baris awal dari alinea menjorok kedalam atau keluar

Hanging indent :

Digunakan untuk mengatur baris awal sampai akhir dari alinea menjorok kedalam atau keluar

 

 

Tabulasi di Microsoft Word

Apa itu tabulasi? Di ms word, kita kenal yang namanya tabulasi (penggunaan tab). Ia berfungsi untuk menempatkan posisi teksi sehingga dokumen yang kita buat terlihat lebih rapi.

Dimana letak tabulasi? Tabulasi (icon pengaturannya) bisa kita lihat di pojok kiri atas halaman kerja tepat di bawah ribbons menu. Sedangkan jenis tabulasi yang kita buat nantinya akan terlihat di dalam toobar ruller dokumen.  Ada banyak jenis tabulasi di microsoft word. Berikut ini icon tabulasi berikut fungsinya.

Jenis Icon Tabulasi	Keterangan Icon
	Left Tab, digunakan untuk tabulasi berhenti rata kiri
	Right Tab, tabulasi rata kanan, biasanay banyak digunakan dalam menulis tanggal surat
	Center Tab, tabulasi rata tengah biasanya digunakan dalam mengatur tanda tangan
	Bar Tab, untuk menentukan jenis tab stop berupa garis tegak
	Decimal Tab, untuk menentukan jenis tab stop desimal

Bagaimana Menentukan Jenis Tabulasi?

Penentuan jenis tabulasi apa yang akan anda gunakan sebenarnya tergantung pada jenis pengaturan teks yang diinginkan. Contohnya tadi seperti penulisan tanggal pada surat resmi akan lebih mudah jika menggunakan right tab. Kemudian penulisan

Nomor Surat :

Lampiran :

Hal:

untuk merapikan teks dan tanda titik 2 akan lebih mudah menggunakan left tab. Untuk center tab biasanya digunakan untuk tanda tangan dengan format rata tengah tetapi posisinya aga ke kanan atau ke kiri dokumen.

Cara Memasang Tabulasi

Untuk memasang tabulasi sangatlah mudah anda cukup mengaturnya di icon pengaturan tabulasi seperti disebutkan sebelumnya dan kemudian klik di bagian ruller tempat tabulasi dipasang. Untuk merubah posisi tabulasi caranya mudah

1. Tempatkan mouse pointer pada simbol tabulasi di ruler line yang akan dirubah

2. Klik dan jangan dilepas, kemudian geser sampai posisi yang diinginkan

3. Lepaskan tombol mouse

Cara Menghapus Tabulasi

Tabulasi di microsoft word dapat dihapus dengan cara 

1. Tempatkan mouse pointer pada simbol tabulasi di ruler line yang akan dihapus

2. Drag ke bawah dan anda akan melihat tabulasi yang anda buat menghilang.

Tips dan Trick

Salah satu shorcut yang sangat membantu dalam mengatur tabulasi teks anda adalah Ctrl + M.